Poznati izvršni direktori poput Marka Cubana, Jeffa Bezosa i Elona Muska se slažu: sastanci su dosadni.
Oni su veliki potrošači vremena i energije koji ljude udaljavaju od obavljanja posla koji zapravo ima značaja.
Ali bez obzira na to koliko izgleda da ih najbolji direktori u svijetu mrze, zapravo nema načina da ih se u potpunosti riješimo.
To je zato što nije moguće održavati organizaciju bez situacija u kojima sjedite i razgovorate, posebno kada se poslovi razvijaju, prenosi Forbes.
Evo četiri načina da iskoristite sastanke koje zaista morate imati, što će vam, nadamo se, omogućiti da ih imate manje.
E-mail umjesto sastanka
Bilo da sjedite zajedno oko konferencijskog stola ili putem zooma, sastanci su odlični ako učesnici aktivno učestvuju i direktno razmjenjuju ideje.
Nažalost, mnogi menadžeri često sazivaju sastanke na kojima samo oni govore.
Ti sastanci mogu da budu gubljenje vremena jer učesnici ne osjećaju da njihovo prisustvo dodaje dodatnu vrijednost i ništa novo nije pomenuto.
Jedan jasan znak sastanka koji bi bio jednako efikasan kao i e-mail je ako je vaš jedini dnevni red da obavijestite o ažuriranjima poput promjena politike, predstojećih događaja ili čak statusnih ažuriranja projekata.
Osim što štedi vrijeme, e-maiovi takođe mogu poslužiti kao referentne tačke kojima vaš tim može kasnije da se vrati, što je korisno jer su učesnici često ometeni tokom sastanaka.
Planirajte dnevni red
Nema ničeg goreg od sastanka koji je ne samo dug, već ne ide nigdje zbog lošeg planiranja.
Osim što troše dragocjeno vrijeme, takvi sastanci također mogu biti mentalno iscrpljujući, posebno ako vaše osoblje već ima previše posla.
Da biste učinili svoje sastanke produktivnijim, napišite dnevni red sastanka čak i prije nego što pozovete ključne članove tima.
Ne zaboravite da detaljno navedete specifične teme i ciljeve – čak možete odrediti koliko vremena želite da odvojite za svaku temu da sve išlo svojim tokom.
Zapamtite da je svaki trenutak proveden na sastanku vrijeme koje vaš tim i kolege mogu provesti na svojim zadacima, pa je najbolje koristiti to vrijeme mudro tako što ćete biti produktivni.
Pozovite samo one koji treba da budu tu
Prema Worklyticsu, sastanci su najproduktivniji kada su ograničeni na tri do osam učesnika.
Bilo šta više od toga i ima mnogo manje prostora za individualno učešće.
Još gore je što ljudi na većim sastancima vjerovatnije budu ometani, gdje će najvjerovatnije provjeravati e-mailove ili društvene mreže da bi brže prošlo vrijeme.
Nema ničeg lošeg u prikupljanju raznovrsnih ideja od što više ljudi. Međutim, sa ograničenim vremenom na raspolaganju, najbolje je biti strateški fokusiran u vezi sa tim koga ćete pozvati da sjedi sa vama na sastanku.
Napravite akcioni plan
Najbolji sastanci završavaju se odlukom u kojoj su adresirane sve ključne stavke i svi znaju šta treba da urade poslije toga
Da biste to postigli, pobrinite se da završite sastanak stvaranjem akcionog plana koji detaljno opisuje šta treba da se uradi, ko je odgovoran za to i kada treba da se izvrši.
